Tableau de bord
Votre vue d'ensemble en un coup d'oeil
Le tableau de bord est la premiere page que vous voyez en vous connectant a LocAdmin. Il vous donne un resume complet de votre activite de gestion locative en un seul ecran.
Vous y retrouvez des cartes de statistiques qui affichent le nombre total de biens que vous gerez, le nombre de locataires en cours, les loyers en attente de paiement et ceux deja regles, ainsi que votre chiffre d'affaires global. Le taux d'occupation de vos biens est egalement visible, ce qui vous permet de savoir en un instant si un logement est vacant.
Des alertes vous signalent les impayes et les echeances a venir (fins de bail, revisions de loyer, etc.), pour que vous ne manquiez jamais une date importante.
Astuce : Consultez votre tableau de bord chaque matin pour reperer rapidement les loyers impayes et les actions a mener dans la journee.
Biens immobiliers
Gerez votre patrimoine immobilier
C'est ici que tout commence. Pour utiliser LocAdmin, la premiere etape est d'ajouter vos biens immobiliers. Rendez-vous dans le menu Biens puis cliquez sur le bouton Ajouter un bien.
Informations a renseigner
Le formulaire vous demande les informations essentielles de votre logement :
- Adresse complete du bien (numero, rue, code postal, ville)
- Surface habitable en metres carres, nombre de pieces
- Loyer et charges : montant du loyer hors charges, provisions sur charges, depot de garantie
- Informations fiscales : regime fiscal, numero de lot, reference cadastrale
Photos et informations pratiques
Vous pouvez ajouter des photos de votre bien pour le retrouver facilement. La section Informations pratiques permet de noter les digicodes, numeros de parking, cave, compteurs, et tout ce qui est utile au quotidien.
Fiche du bien en PDF
Depuis la page de detail d'un bien, vous pouvez exporter sa fiche complete au format PDF. Pratique pour archiver ou transmettre les informations a un tiers.
Astuce : Remplissez le plus d'informations possible des la creation du bien. Cela vous fera gagner du temps plus tard, notamment pour la comptabilite et les declarations fiscales.
Locataires
Gerez vos locataires et leurs informations
Le module Locataires vous permet de centraliser toutes les informations de vos locataires. Cliquez sur Locataires dans le menu, puis sur Ajouter un locataire.
Informations personnelles
Renseignez le nom, prenom, date de naissance, adresse email, telephone et adresse precedente de votre locataire. Vous pouvez egalement indiquer sa situation professionnelle et ses revenus, ce qui est utile pour constituer un dossier complet.
Garants
Si votre locataire a un ou plusieurs garants, vous pouvez les ajouter directement depuis sa fiche. Renseignez les coordonnees et les revenus du garant pour garder un dossier complet.
Acces au portail locataire
LocAdmin offre a vos locataires un espace personnel ou ils peuvent consulter leurs loyers, telecharger leurs quittances et echanger avec vous. Pour activer cet acces, il suffit de cliquer sur le bouton Activer le portail dans la fiche du locataire. Un SMS de connexion lui sera envoye.
Documents du locataire
Vous pouvez joindre des documents a chaque locataire (pieces d'identite, justificatifs de revenus, attestation d'assurance, etc.) pour les retrouver facilement.
Astuce : Activez l'acces au portail pour vos locataires. Cela reduit les echanges de SMS et d'emails : ils peuvent consulter leurs quittances et loyers a tout moment.
Baux
Creez et suivez vos contrats de location
Le bail est le contrat qui lie le proprietaire au locataire. Dans LocAdmin, vous creez un bail en associant un bien a un locataire. Rendez-vous dans Baux puis cliquez sur Creer un bail.
Creation d'un bail
Selectionnez le bien concerne et le locataire, puis indiquez le type de bail (habitation vide, meuble, professionnel...), les dates de debut et de fin, le montant du loyer, les charges et le depot de garantie.
Clause de revision IRL
Si votre bail prevoit une revision annuelle du loyer selon l'Indice de Reference des Loyers (IRL), vous pouvez configurer cette clause directement dans LocAdmin. Le logiciel calculera automatiquement le nouveau loyer a chaque date anniversaire.
Suivi du bail
Chaque bail a un statut : en cours, preavis donne, termine. Vous pouvez suivre l'avancement et gerer la fin du bail (preavis, etat des lieux de sortie, restitution du depot de garantie).
Export PDF
Un apercu et une impression PDF du bail sont disponibles depuis la page de detail. Vous pouvez ainsi imprimer le contrat ou l'envoyer par email a votre locataire.
Astuce : Pensez a configurer la clause IRL des la creation du bail. Vous serez notifie automatiquement quand la revision sera due, et le calcul sera fait pour vous.
Loyers & Reglements
Suivez les paiements et generez vos quittances
Le module Loyers est le coeur de votre gestion quotidienne. Il vous permet de voir en un clin d'oeil quels loyers sont payes, lesquels sont en attente et lesquels sont en retard.
Liste des loyers
Les loyers sont affiches avec un code couleur simple : vert = paye, orange = en attente, rouge = en retard. Vous voyez immediatement la situation.
Enregistrer un paiement
Quand un locataire vous paie, cliquez sur le loyer concerne puis sur Enregistrer un reglement. Indiquez le montant recu, la date du paiement et le mode de reglement (virement, cheque, especes, etc.). Le statut du loyer se met a jour automatiquement.
Quittances de loyer
Une fois le loyer paye, vous pouvez generer la quittance de loyer au format PDF en un clic. Ce document officiel atteste que le locataire a bien paye son loyer. Vous pouvez l'envoyer directement ou le mettre a disposition sur le portail locataire.
Relances
En cas de retard de paiement, LocAdmin vous permet d'envoyer des relances. Vous pouvez choisir parmi des modeles de relance adaptes (relance amiable, mise en demeure, etc.).
Astuce : Generez et envoyez les quittances des que le paiement est recu. C'est une obligation legale lorsque le locataire en fait la demande, et cela instaure une relation de confiance.
Comptabilite / Fiscalite
Suivez vos finances et preparez vos declarations
Le module Comptabilite vous donne une vue d'ensemble de vos finances locatives. Vous voyez les revenus encaisses, les charges payees et le solde net de votre activite.
Tableau de bord financier
Des graphiques et des tableaux synthetiques vous presentent l'evolution de vos revenus locatifs mois par mois. Vous pouvez filtrer par bien, par annee ou par periode personnalisee.
Vue fiscale
LocAdmin prepare les donnees necessaires a vos declarations fiscales. Selon votre regime, retrouvez les montants a reporter sur les formulaires 2044 (revenus fonciers reel), 2042-C-PRO, micro-foncier ou LMNP. Les calculs sont faits automatiquement a partir de vos loyers et charges enregistres.
Exports
Vous pouvez exporter toutes vos donnees comptables au format CSV (pour Excel) ou PDF. Ces exports sont utiles pour votre comptable ou pour vos archives personnelles.
Astuce : Exportez vos donnees fiscales en debut d'annee pour preparer votre declaration de revenus fonciers. Tout est deja calcule pour vous, il ne reste plus qu'a reporter les chiffres.
Charges recuperables
Gerez les charges et la regularisation annuelle
Les charges recuperables (ou charges locatives) sont les depenses que vous payez en tant que proprietaire mais que vous pouvez demander au locataire de rembourser. Il s'agit par exemple de l'eau, des ordures menageres, du chauffage collectif, de l'ascenseur ou de l'assurance de l'immeuble.
Ajouter une charge
Pour enregistrer une charge, cliquez sur Charges puis Ajouter une charge. Selectionnez le type de charge (eau, ordures, chauffage, etc.), indiquez le montant, la TVA eventuelle et la periode concernee.
Regularisation annuelle
Chaque annee, vous devez comparer les provisions versees par le locataire avec les charges reellement payees. C'est la regularisation. LocAdmin fait le calcul pour vous : si le locataire a trop paye, vous lui devez un remboursement. S'il n'a pas assez paye, vous pouvez lui demander un complement.
Types de charges
Vous pouvez personnaliser les types de charges selon vos besoins. Les types les plus courants sont deja preconfigures pour vous faciliter la saisie.
Astuce : Enregistrez vos charges au fur et a mesure que vous recevez les factures. Ainsi, la regularisation de fin d'annee sera beaucoup plus simple et rapide.
Copropriete
Gerez vos documents et charges de copropriete
Si vos biens sont en copropriete, ce module vous permet d'enregistrer et de suivre tous les documents envoyes par votre syndic : decomptes de charges, appels de fonds pour travaux, appels de provisions et regularisations.
Formulaire en 4 etapes
La creation d'un document de copropriete se fait en 4 etapes simples :
- Bien : selectionnez le bien concerne
- Document : choisissez le type et joignez le PDF si vous l'avez
- Detail : renseignez les montants (total TTC, recuperable, deductible) et la TVA informative
- Confirmation : verifiez le resume avant de valider
Types de documents
Chaque type est identifie par une couleur pour le reperer facilement :
Lots et tantiemes
Vous pouvez gerer vos lots de copropriete avec leurs tantiemes directement depuis la page d'index. Cela permet a LocAdmin de calculer votre quote-part sur les charges communes.
Import automatique Citya
Si votre syndic est Citya, vous pouvez importer automatiquement les decomptes de charges depuis un PDF. LocAdmin lira le document et pre-remplira les montants pour vous. Un systeme de detection des doublons vous empeche d'enregistrer deux fois le meme document.
Astuce : Tous les montants de copropriete sont en TTC. La TVA est mentionnee a titre informatif car elle n'est pas recuperable en copropriete. Pensez a renseigner les tantiemes de vos lots pour un calcul precis de votre quote-part.
Documents
Centralisez tous vos documents immobiliers
Le module Documents est votre classeur numerique. Vous pouvez y stocker tous les documents lies a votre gestion locative : diagnostics immobiliers, assurances, factures, courriers, etc.
Organisation par categorie
Chaque document peut etre classe par categorie (diagnostic, assurance, facture, administratif, etc.) et associe a un bien ou a un locataire. Cela vous permet de retrouver facilement un document quand vous en avez besoin.
Telechargement et consultation
Vous pouvez telecharger vos documents a tout moment, les consulter en ligne ou les partager. Les formats acceptes sont les PDF, images (JPG, PNG) et documents bureautiques courants.
Astuce : Numerisez et stockez vos diagnostics immobiliers (DPE, amiante, plomb, etc.) des leur reception. Ils sont obligatoires pour chaque nouvelle location et vous les aurez toujours sous la main.
Travaux
Suivez vos travaux et interventions
Le module Travaux vous aide a organiser et suivre toutes les interventions sur vos biens : reparations, renovations, entretien courant, etc.
Creer une fiche travaux
Pour chaque intervention, creez une fiche avec la description des travaux, le bien concerne, les coordonnees de l'artisan ou de l'entreprise, et la date prevue. Vous pouvez definir un niveau de priorite (urgent, normal, faible) pour organiser vos interventions.
Devis et factures
Joignez les devis recus et les factures payees a chaque fiche travaux. Cela vous permet de garder une trace complete de chaque intervention et de retrouver les montants pour votre comptabilite.
Suivi du statut
Chaque fiche travaux a un statut (a planifier, en cours, termine) que vous pouvez mettre a jour au fil de l'avancement. Vous gardez ainsi une vue claire de toutes vos interventions en cours.
Astuce : Conservez systematiquement les devis et factures dans la fiche travaux. Certains travaux sont deductibles de vos revenus fonciers, il est important de garder les justificatifs.
Etats des lieux
Realisez vos etats des lieux d'entree et de sortie
L'etat des lieux est un document essentiel qui decrit l'etat du logement a l'entree et a la sortie du locataire. Il sert de reference en cas de litige sur le depot de garantie.
Creation d'un etat des lieux
Depuis le menu Etats des lieux, cliquez sur Nouvel etat des lieux. Selectionnez le type (entree ou sortie), le bien et le locataire concernes.
Detail piece par piece
Pour chaque piece du logement (entree, salon, cuisine, chambre, salle de bain, etc.), vous pouvez decrire l'etat des sols, murs, plafonds, equipements et menuiseries. Un systeme de notation (bon, usage normal, degrade, mauvais) rend l'evaluation rapide et coherente.
Photos
Vous pouvez joindre jusqu'a 3 photos par piece pour documenter visuellement l'etat du logement. Ces photos sont integrees dans le PDF final.
Releves de compteurs et cles
L'etat des lieux inclut une section pour les releves de compteurs (eau, electricite, gaz) et le suivi des cles remises au locataire. Ces informations sont importantes pour la facturation des consommations et la restitution en fin de bail.
Export PDF
L'etat des lieux complet, avec toutes les photos et observations, peut etre exporte en PDF pour signature et archivage.
Astuce : Prenez toujours des photos lors de l'etat des lieux, surtout pour les elements en mauvais etat. C'est votre meilleure protection en cas de desaccord avec le locataire a la sortie.
Signature electronique
Faites signer vos documents a distance
LocAdmin integre un service de signature electronique via JuriSign, qui permet de faire signer vos documents a distance avec une valeur juridique. Plus besoin de vous deplacer ou d'envoyer des courriers.
Demander une signature
Pour lancer une demande de signature, selectionnez le type de document (bail, etat des lieux, avenant, etc.), puis renseignez les coordonnees du signataire (nom, email, telephone). Le document lui sera envoye par email et/ou SMS.
Verification par code OTP
Pour garantir la securite, le signataire recoit un code a usage unique (OTP) par SMS qu'il doit saisir avant de signer. Cela certifie son identite et renforce la valeur legale de la signature.
Quotas et plans
Les plans payants de LocAdmin incluent 5 signatures electroniques par an. Ce quota est generalement suffisant pour les baux et avenants courants. Vous pouvez suivre votre consommation depuis le tableau de bord.
Telechargement des preuves
Une fois la signature effectuee, vous pouvez telecharger le PDF signe ainsi que la preuve d'audit (certificat de signature). Ces documents ont une valeur juridique et doivent etre conserves precieusement.
Astuce : Verifiez bien le numero de telephone du signataire avant d'envoyer la demande. C'est sur ce numero que le code OTP sera envoye pour valider la signature.
Messages
Communiquez avec vos locataires
Le module Messages vous permet d'echanger directement avec vos locataires depuis LocAdmin. Plus besoin de multiplier les emails et les SMS, tout est centralise au meme endroit.
Demarrer une conversation
Cliquez sur Messages puis Nouvelle conversation. Selectionnez le locataire destinataire et redigez votre message. Le locataire recevra une notification et pourra repondre depuis son portail.
Suivi des conversations
Chaque conversation affiche un indicateur de lecture pour savoir si votre message a ete lu. Vous pouvez aussi voir le statut de la conversation (ouverte, en attente de reponse, resolue).
Astuce : Utilisez la messagerie pour toutes vos communications importantes avec vos locataires. Contrairement aux SMS ou appels telephoniques, les messages sont archives et constituent une trace ecrite utile en cas de litige.
Rentabilite
Simulez la rentabilite de vos investissements
Le module Rentabilite vous permet de simuler la performance financiere de vos investissements immobiliers. C'est un outil precieux pour evaluer un achat potentiel ou analyser la rentabilite de vos biens existants.
Creer une simulation
Pour creer une simulation, renseignez les informations de votre investissement :
- Prix d'achat du bien et frais de notaire
- Credit immobilier : montant, duree, taux d'interet
- Charges annuelles : taxe fonciere, assurance, copropriete, entretien
- Loyer envisage et taux de vacance locative estime
Resultats de la simulation
LocAdmin calcule pour vous les indicateurs cles : rendement brut, rendement net, rendement net apres impots, et le cash-flow mensuel (ce qu'il vous reste chaque mois apres toutes les charges et le credit). Ces chiffres vous permettent de prendre des decisions eclairees.
Export PDF
Vous pouvez exporter chaque simulation en PDF pour la conserver ou la presenter a votre banquier ou conseiller financier.
Astuce : Prevoyez toujours un taux de vacance locative dans vos simulations (1 a 2 mois par an). Cela vous donne une vision plus realiste de la rentabilite reelle de votre investissement.
Parametres
Configurez votre espace LocAdmin
Les parametres vous permettent de personnaliser LocAdmin selon vos besoins. C'est ici que vous configurez les informations de base et gerez les acces.
Activation des modules
Vous n'avez pas besoin de tous les modules ? Pas de probleme. Depuis les parametres, vous pouvez activer ou desactiver chaque module selon vos besoins. Les modules desactives disparaissent du menu pour garder une interface simple et claire.
Informations du bailleur
Renseignez vos informations de bailleur (nom, adresse, SIRET si applicable, coordonnees bancaires pour les virements). Ces informations sont utilisees automatiquement dans les documents generes (quittances, baux, etc.).
Gestion des utilisateurs
Si vous travaillez en equipe, vous pouvez inviter d'autres utilisateurs a acceder a votre espace LocAdmin. Chaque utilisateur a ses propres identifiants de connexion. Vous gardez le controle en tant qu'administrateur principal.
Astuce : Remplissez vos informations de bailleur en priorite. Elles apparaitront automatiquement sur tous vos documents officiels (quittances, baux, relances), ce qui vous fait gagner du temps.